Um evento: social ou reunião de negócios? Seja qual for, o objetivo será congraçar-se, celebrar o encontro, promover encontros sem perder de vista que todos desejam sentir-se incluídos no espírito da reunião, no motivo da confraternização.
Um evento: social ou reunião de negócios? Seja qual for, o objetivo será congraçar-se, celebrar o encontro, promover encontros sem perder de vista que todos desejam sentir-se incluídos no espírito da reunião, no motivo da confraternização.
Por onde começar: cardápio, local, convidados, convite, horário…
Comecemos pelos meus convidados. Quantos são? Que perfil possuem?
Se é uma reunião de negócios, haverá perfis parecidos ou, ao menos, afinidades ou interesses comuns, mas se o evento tiver um caráter social, reunirá o moço e o velho, o antenado e o tradicional. Como satisfazer a todos? Essa é a mágica que o bom anfitrião tem de fazer.
A escolha do local e do serviço é o primeiro passo: adequado ao número pretendido e experiente na arte de bem receber e bem servir. Que o serviço seja excelente: atencioso, porém discreto, elegante. Que o salão comporte ou se adapte ao número de convidados que tenho.
Se o evento tiver um caráter comercial, deve-se garantir o foco no assunto abordado, a motivação dos participantes, a sedução pela idéia que desejamos vender, a música que ofereça um ambiente favorável a contatos.
Em eventos sociais, contamos com outros protagonistas: os noivos, o aniversariante, a debutante, o formando, o(s) homenageado(s)… Aqui valem as lágrimas, as lembranças familiares, os reencontros, o ambiente intimista, as fotos que marcam momentos, a música que evoca lembranças, que aproxima os distantes.
O convite: nem tanta antecedência que se esqueça o compromisso, nem tão urgente que não dê tempo. Tempo hábil para preparar uma roupa nova ou mandar a velha ao tintureiro; tempo suficiente para comprar o presente, se for o caso; tempo para providenciar com quem deixar as crianças; tempo para organizar-se. Um mês é tempo prudencial. Convite descolado ou tradicional? Depende de seu objetivo, mas indicar o local, a hora e a razão são essenciais. Informações adicionais: um mapa e local de estacionamento. Inclua dress code se você achar oportuno e não anexe cartõezinhos de lojas: o presente será uma gentileza do convidado, portanto cabe a ele perguntar e não a você sugerir ou pedir.
O clima de festa é dado pelos alimentos, elementos essenciais: comida e bebida, decoração e música. Comida e bebida alimentam o corpo; decoração e música alimentam a alma. Comida e bebida que tentem agradar a todos, inclusive o pessoal que possui restrições alimentares. A decoração que, à mesa, não seja empecilho para ver os olhos de meu amigo, a luz que disfarce um olho borrado pela emoção, o perfume cálido de flor que não embote o sabor da comida. A música que reflita a personalidade do homenageado e que toque a história do convidado.
Agora lhe desvelei o truque de mágica do anfitrião: proporcionar a um só tempo conforto e encantamento, contar com a experiência dos profissionais que já atenderam a muitos, mas que não perderam a delicadeza e fazem que cada um se sinta único.
Colaboradores:
Juliana Di Stefani, administradora de eventos do Terraço Itália
Maria Irene Molinero Brasó, professora, revisora e tradutora oficial português/espanhol
